Secretaria Ejecutiva Casa matriz

Company Description: Fundación Niño y Patria Job Description: Principales funciones: • Gestión administrativa y documental: Organizar y mantener archivos físicos y digitales, tramitar y elaborar documentos institucionales, registrar y procesar documentación recibida, administrar la caja chica y coordinar pagos a proveedores, según los lineamientos internos. • Soporte a la Dirección Ejecutiva: Coordinar y gestionar la agenda, atender llamadas y correos electrónicos, tomar actas de reuniones y realizar seguimiento a acuerdos, brindando apoyo directo a la Dirección Ejecutiva en su gestión diaria. • Logística y coordinación: Planificar y gestionar viajes, reuniones, eventos y capacitaciones, incluyendo la organización de la logística general, invitaciones y confirmaciones. • Relación con terceros y gestión de donaciones: Recibir, registrar, clasificar y distribuir especies donadas, asegurando su adecuada valoración; mantener comunicación efectiva con proveedores y otras áreas de la Fundación. Requisitos Excluyentes • Título profesional de Secretaria Ejecutiva, Asistente de Gerencia o carrera afín. • Experiencia mínima de 3 años en funciones similares. Deseable • Curso o diplomado en gestión administrativa, comunicación o secretariado de alto nivel. • Conocimiento del funcionamiento de organizaciones sin fines de lucro y/o Fundaciones. Competencias Técnicas • Dominio avanzado de herramientas Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). • Excelente redacción y ortografía. • Manejo de plataformas para gestión de agendas y reuniones. • Competencias personales: • Alta capacidad de organización, planificación y manejo simultáneo de tareas. • Confidencialidad, discreción y profesionalismo en el manejo de información sensible. • Comunicación efectiva, tanto oral como escrita. • Proactividad, iniciativa y autonomía. • Adaptabilidad y capacidad para trabajar bajo presión. • Empatía, sensibilidad social y compromiso con la misión institucional. • Fuerte orientación al servicio y al trabajo colaborativo.