ASISTENTE CONTABLE - Facultad de Medicina

Misión del Cargo: Prestar apoyo eficiente a la gestión administrativa y financiera de la Facultad, sus escuelas y centros, siendo capaz de levantar diferentes alertas a su jefatura para favorecer el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, custodiando eficientemente los recursos asignados a cada unidad. Ejecutar las diferentes actividades diarias de la operación económica y administrativo-financiera (traspasos presupuestarios, registro de pagos nacionales y al extranjero, compra y venta de divisas, pago de aportes por becas, ayudantías, voluntarios clínicos y otros, regularización de imputaciones, gastos, honorarios, etc.). Principales Funciones y Tareas: 1. Recepción y registro de documentos de pago: - Recibir, revisar e ingresar documentos enviados a pagos desde las Escuelas y unidades Facultad (boletas de honorarios, arriendos, servicios básicos, confrontación de facturas, etc.), devoluciones de gastos, gestión fondos por rendir (emisión, ingreso de rendiciones y cierre), pagos internos (Hospital UC), confrontación de facturas no integradas, etc. - Realizar las actividades necesarias para poder optimizar los procesos documentales, gestionando las posibles correcciones y ajustes que requiera el proceso con la unidad. 2. Seguimiento de documentos recibidos: - Monitorear que se ejecuten los pagos ingresados, seguimiento de documentos en proceso, responder consultas de estados de pago a clientes internos. - Levantar alertas que puedan afectar el proceso con su jefatura directa para la búsqueda de soluciones tempranas. 3. Ingreso de datos al sistema: - Creación de proveedores, registro de cuentas corrientes, solicitud de creación y activar empleados para gastos. - Realizar seguimiento de las diferentes solicitudes que se realicen para identificar previamente posibles dificultades o espacios de mejoras en esta actividad. 4. Apoyar la implementación de estrategias de mejora continua en la Subdirección: - Proponer y apoyar en la implementación de herramientas de mejora a los procesos internos. - Realizar actividades de capacitaciones y aprendizaje para los usuarios de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando. - Colaborar con el equipo de trabajo en todas las actividades determinadas por la jefatura. - Apoyar el control presupuestario de las cuentas, con revisiones periódicas y levantar alertas cuando sea necesario a sus jefaturas. 5. Comunicación interna y atención al usuario: - Mantener contacto fluido y permanente con las unidades de la Dirección de Presupuesto y Finanzas y las Escuelas y Centros de la Facultad de Medicina. - Promover la comunicación entre sus pares en relación con la información de su área y con el área de KAMs en relación con las actividades de la dirección. Condiciones Laborales: Duración del Contrato: Internos: Indefinido; Externos: plazo fijo, luego indefinido. Jornada de Trabajo completa. Nota: No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben de tener permiso de trabajo vigente. *Oferta de empleo abierta para personas con discapacidad o en el marco de la ley vigente 21.015* Perfil deseado Estudios técnico-profesionales en administración, contabilidad y/o finanzas. Experiencia Laboral: 2 años en cargo similares. Competencias Técnicas: Manejo de herramientas office (Excel a nivel medio). Plataformas de correo y comunicación (Outlook y Teams) Conocimientos contables y financieros (documentos tributarios), normativa general de rendiciones de gastos, plazos de pago de facturas y facturación electrónica, etc.). Sistemas ERP (idealmente Oracle).